公共料金の支払いをアウトソースして経理業務を一新しませんか

厳しいビジネスの競争を勝ち抜き、企業を成長へと導くためには、企業活動の選択と集中が重要です。企業は自社の経営資源を中核業務に集中し、これ以外の付随的な業務は、なるべく外部にアウトソーシングすることが重要です。これによって、社員や社員の時間を有効に活用し、専用の設備・資産、付随業務に関わる教育コストなどから解放され、企業経営・業務の効率化がはかられます。

公共料金の支払は中核業務？付随業務？

それでは、企業にとって非中核的な付随業務には、どのようなものがあるでしょうか。例えば、水道料金、電気料金、ガス料金、電話料、通信料、新聞代、NHK受信料などの公共料金の支払は、その例のひとつに挙げてよいでしょう。公共料金の支払いは、企業活動を継続する上で、ほぼ必須のものではありますが、一方で、企業に経営上の付加価値をもたらすものではなく、競争力の源泉となるものでもありません。このような観点から、公共料金の支払及び管理は企業にとって典型的な付随業務のひとつと言ってよいでしょう。

企業における公共料金支払の流れ

企業にとって、公共料金を支払う際の流れは一般に以下のようになります。

1. ① 請求書（払込票、払込書、納付書）の受領、担当者宛配布
2. ② 請求書（払込票、払込書、納付書）開封、内容確認
3. ③ 支払伝票の起票
4. ④ 支払伝票の承認手続き
5. ⑤ 経理伝票の起票、システム入力
6. ⑥ 支払（口座自動振替（口座振替・口振・自振・自動引落）、銀行窓口での支払、インターネットバンキグでの振込、Pay-easy（ペイジー）での支払、コンビニ支払、クレジットカードでの支払等）
7. ⑦ 伝票、請求書の保管

上記のように、単に公共料金の支払ひとつとっても、かなりの手間がかかることが改めて分かります。また、これを人件費に換算すると少なくとも一件ごとに数百円以上のコストがかかり、また、社員のパワーを中核業務に振り向けていた場合の逸失利益を考えると、その実質コストは倍加するといってよいでしょう。また、公共料金の種類が水道料金、電気料金、ガス料金、通信費、新聞代、NHK受信料と増えていくたびに、また、企業の支社、支店、営業所、工場、マンション、アパートなどの不動産に加えて、社内の各部課などが多くある場合はなおさら、これらのトータルコストは経営的にも無視することのできない大きなものとなります。

公共料金支払代行サービス

このような手間のかかる公共料金支払業務の代行サービス（アウトソーシング）をご提供するのが、ビリングシステムの公共料金支払代行サービスです。

ビリングシステムの公共料金支払代行サービスには以下のようなサービスからなります。

1. ① 請求書（払込票、払込書、納付書）の送付先住所の変更（貴社住所→弊社住所への変更）
2. ② 請求書（払込票、払込書、納付書）の受取
3. ③ 支払
4. ④ 支払明細データの照会機能

尚、上記④の「支払明細データの照会機能」には、以下のようなものが含まれます。

1. 1）スキャナーを用いて取り込んだ請求書現物のイメージデータ
2. 2) 支払明細データ（請求書単位）
3. 3) 集計データ（総計、支社・支店別、物件別、公共料金種別ごと等）
4. 4) 集計データのCSVダウンロード

公共料金支払代行サービスのメリット①　－合理化、コスト削減－

それでは、ここで弊社の公共料金支払代行サービスをご利用いただいた場合のメリットを見てみましょう。

まず第一に挙げられるのが、なんといっても業務の合理化、コスト削減、中核業務への経営資源の集中です。
この合理化、コスト削減の効果を前記の「企業における公共料金支払の流れ」をもとに見てみましょう。

請求書（払込票、払込書、納付書）の受領、担当者宛配布	◎	請求書の受領、開封は弊社にて実施します
請求書（払込票、払込書、納付書）開封、内容確認	◎
支払伝票の起票	○	弊社がご提供する集計データ（含、CSVデータ）をもとに、一括で伝票が起票できるため、伝票起票、システム入力、及び、これらのご承認に関わる手間が大幅に削減され、業務が合理化されます。
支払伝票の承認手続き	○
経理伝票の起票、システム入力	○
支払	◎	請求書に対する支払は弊社にて実施します （支払資金は貴社にてご準備いただきます）
伝票、請求書の保管	◎	請求書原票の保管は弊社にて実施します （保管はオプションサービスとなります）

公共料金支払代行サービスのメリット②　－経費の可視化と節減－

弊社の公共料金支払代行サービスをご利用いただくと、貴社の公共料金の支払状況の全体が一目で分かるようになります。また、これを支社・支店別、営業所別、公共料金の種別ごとに見ることも大変容易になります。また、過去との比較や月別の変動なども即座に把握することが可能となります。

このようなデータがあれば、全社及び各拠点ごとの水道光熱費や、その他の経費支出の状況が一挙に可視化され、ここから、無駄の節約、契約交渉や契約先変更に向けての様々な気づきが生まれ、経費支出の節減を実現することが可能になります。
また、地球温暖化の防止も含めた、エコな業務運営につながる取組みも可能になります。

公共料金支払代行サービスのメリット③　－その他のメリット－

① 不動産会社様、不動産管理会社様にとってのメリット
多くの不動産管理会社様は、数多くの不動産物件を管理され、これらには共用スペースに関わる光熱費の管理、口座振替にしにくい空き室物件の電気料金、水道料金の管理など、一般の事業法人に比べても公共料金に関わる手間は膨大なものとなります。当社の公共料金支払代行サービスは、これら多くの不動産物件を管理される不動産会社様、不動産管理会社様に大変フィットするサービスとなります。

② 倉庫スペースの有効利用、請求書原票を探す手間の削減
当社の公共料金支払代行サービスをご利用いただくと、過去の公共料金に関わる請求書をお預かりできますので、これによって倉庫スペース、事務所スペースを有効利用できるようになります。
また、請求書（払込票、払込書、納付書）は、弊社でスキャンし、弊社がご提供する画面からいつでもご参照いただけるようになりますので、これによって、過去の請求書の確認が必要となった場合でも、その手間が大きく削減されます。

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